Importancia del archivo


Según el diccionario de la RAE, el archivo es el «conjunto ordenado de documentos que una persona, una sociedad, una institución, etc., producen en el ejercicio de sus funciones o actividades». También se conoce con el mismo nombre al edificio donde se custodian estos documentos.

La importancia de estos edificios, según el artículo cuatro de la ley general de archivos, se basa en que los documentos archivados son imprescindibles para decidir según lo sucedido en una sociedad. Cuando dejan de tener valor legal pasan a formar parte del patrimonio cultural y de la propia nación.

Archivo de discos de vinilo.

Archivo de discos de vinilo. Fuente: Unsplash

Sin la archivística sería casi imposible conocer el pasado de cualquier institución o sociedad. Sin esta información resulta casi imposible entender el presente por lo que estos documentos son fuentes de información más que interesante para afrontar el futuro correctamente.

De su tipología y funciones hablaremos a continuación. Intentaremos ser concisos para exponer la importancia de estas entidades de una forma amena y didáctica.

¿Son necesarios los archivos?

Para muchas personas estos edificios son algo respetable pero desconocido. Poco saben de la utilidad de un edificio que alberga documentos e incluso pueden llegar a verlo como un gasto para el gobierno.

Tanto por sus funciones, que veremos en el siguiente apartado, como por su utilidad su existencia es vital. Lo es porque en ellos se encierra la cultura de un pueblo, sus costumbres y sus tradiciones.

Si no existiera esta especie de «baúl de la abuela» al que consultar no tendríamos pasado. Sin conocer nuestra procedencia es complicado seguir evolucionando como sociedad.

Por lo tanto no es un edificio al que solo van investigadores. Tampoco es donde mira un funcionario para encontrar un expediente. Es una entidad que encierra la base de la sociedad y de la progresión humana.

Funciones de un archivo

Promover el correcto almacenamiento de los documentos recibidos. Asesorar a los productores de documentos sobre cómo organizar y tratar los mismos. Organizar las transferencias de documentos.

Asegurar el servicio de préstamo y consulta de los documentos. Planificar actividades didácticas relacionadas con el funcionamiento del mismo. Gestionar el corpus de documentos para que sea accesible a cualquier persona que necesite consultarlo.

Custodiar cada documento y asegurar su correcta conservación. El archivero se encarga no solo de almacenar sino de poner a disposición de la persona que necesite consultar algo el documento pedido.

La archivística facilita la tarea anterior gracias a una metodología que permite acceder a un documento de una forma fácil y directa. Cualquier trabajador, investigador y similar ha de poder encontrar el documento que busca en poco tiempo.

¿Para qué sirve un archivo?

Dependiendo del ámbito, su utilidad es fácilmente demostrable. La administración los usa para mejorar la efectividad de los funcionarios. Un investigador para encontrar un dato que quizás confirme su teoría o descubra algo desconocido.

Pero también la sociedad se beneficia. Gracias a lo que encierran estos edificios se pueden conocer mejor las normativas del pasado o los hechos que marcaron la historia de un país. El almacenar los derechos y obligaciones de los ciudadanos a lo largo del tiempo es fundamental para conocer mejor a cada nación.

El desarrollo científico, cultural y económico también dependen de una estructura de archivos eficiente. Poder consultar hechos del pasado desde otro punto de vista o los resultados de una investigación científica enriquece a la sociedad.

Si existe el presente es porque hay un pasado. Si todo lo que pertenece al pasado desaparece también lo hace la historia de un pueblo o nación. Sin ellos es complicado poder afrontar el futuro de forma efectiva al no saber de dónde se viene y hacia dónde se puede dirigir un país con semejante incógnita.

Bibliografía:

http://dubanmj10.blogspot.com.es/2008/09/concepto-e-importancia-de-los-archivos.html
http://organizaciondocumentos.blogspot.com.es/2011/01/importancia-de-los-archivos.html
https://www.uco.es/gestion/archivoyregistro/archivo/funciones

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